档案保管工作的主要体现形式是确保档案安全、最大限度延长档案寿命、实现档案科学有序管理的基础。内容涉及维护秩序与保护实体两个基本层面。

档案库房

一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非相关人员原则上不能进入库房。如确因工作需要，非相关人员进入库房，则必须有档案工作人员始终陪同。档案工作人员进出库房也有相关规定。安全检查制度包括：观察档案实体的理化状态；查看档案是否霉变或生虫；查检库房中是否存在安全隐患；检查档案的调出和归还是否履行了规定的手续；查看档案实体的存放秩序是否出现了混乱；检查是否存在长期使用尚未归还的档案，等等。

库房内的温度、湿度直接影响档案的“自然寿命”。研究表明，较适宜的库房温度应控制在14～24℃，相对湿度应在50%～65%。为准确及时掌握库房温度、湿度的情况，档案馆（室）应在库房内配置精确、可靠的温、湿度测量仪器，随时测量并记录相应参数，并针对不同状况做好控制和调节工作。

防霉主要是预防或抑制以霉菌为主的微生物在档案库房内的生长、发育和繁殖及其对档案实体的破坏。防虫的关键是创造一个既不利于害虫生长又不损害档案的库房环境。为此，要强调档案库房选址远离粮仓、货仓和食堂等场所；加强库房的封闭性；做好档案入库前的检疫工作，发现疫情及时处理；在库房内和档案装具内放置驱虫药物。

光线，特别是紫外线，对档案实体有较强的破坏作用。为此，须采取一些措施防光。还须做好防空气污染物的工作：①库房选址要尽量避开工业区或人口稠密的地区；②库房建筑宜选择坚硬、光滑、易于清洗的材料作为墙面、地面，防止库房内表面起尘；③采用空气净化装置，过滤和净化空气等，同时，档案入库前要进行除尘处理；④提高档案库房围护结构的密封性，有效杜绝空气污染物进入库房。

库房的编号根据具体情况有两种方法：①为所有的库房编统一的顺序号；②根据库房所在方位及库房建筑的特征进行编号。楼房内的库房自下而上分层编号，每层的房间从楼梯入口处自左至右顺序编号；平房应先分院或排，然后从左至右统一顺序编号。档案装具一般应统一编号。一般的编号方法是：自库房门口起，从左至右、自上而下依次编档案装具的排号、柜架号、格层号。

档案在装具中的存放方式有竖放与平放两种。竖放时卷盒脊背朝外。平放适用于保管不经常调取的珍贵档案，以及卷皮质地比较柔软、幅面过大、不宜竖放的档案。同时，采用平放方式还应注意适当控制档案叠放的高度，以不超过40厘米为宜，避免过重的压力。

为便于保管工作人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地取放档案，需要对档案存放位置进行优化管理。使用的工具和方法主要有档案存放位置索引、装具所存档案标识牌和档案代理卡三种。档案存放位置索引和装具所存档案标识牌要求在每一列、每一件、每一层（格、箱）装具表面醒目位置设置标牌，以标明每一个档案架、柜、箱中所存放档案的起止档号，以便检查和调还档案。档案代理卡（代卷卡）是档案馆（室）在档案移出库外时，在档案原存放位置放置一种替代卡片，其作用是便于相关工作人员随时掌握档案流动情况和进行安全检查。

全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。它的建立是一个由少到多、由简到繁、不断积累、逐步完善的过程。