1998年4月，美国国会图书馆（LC）、德国国家图书馆（DNB）及联机计算机图书馆中心（OCLC）着手实验，测试它们之间的名称规范记录的连接。2003年8月，3家机构达成书面一致意见，成立虚拟国际规范文档协会（简称VIAF协会），并于国际图书馆协会与机构联合会（IFLA）在柏林召开的第69届大会上签订协议。2007年10月，法国国家图书馆加入该协会。这4家机构在协会中担任领导者角色，共同负责虚拟国际规范文档。联机计算机图书馆中心主管VIAF，并提供软件支持，参与的机构提供书目和规范数据内容，其他后来参与协会的机构作为贡献者，提供来源文档及建议，以推动VIAF的发展。2010年，随着VIAF的成功实施，VIAF协会领导者讨论适合VIAF长期发展的机构安置问题，经过多方面的考虑，领导者及贡献者同意将VIAF迁入OCLC服务中，2011年讨论了迁移的具体方案，2012年着手迁移。截至2014年7月，作为贡献者的成员机构从22个国家的19家机构增加到30个国家的35家机构，其中24家机构是国家图书馆，另外11家通过联合图书馆机构、协会或者其他形式提交国家图书馆的数据。

VIAF将国家图书馆的名称规范文档进行匹配、连接，按照给定实体将所有的规范记录分组合并成“超记录”，赋予唯一的标识符（VIAF ID），实现不同名称实体的合并，将同一人或机构的不同名称建立连接，服务于不同语言体系的图书馆内外的广泛社区。数据处理流程如下：VIAF根据各机构提供的数据为名称数据创建增强型规范记录，作为VIAF的数据库。增强型规范记录由原始名称规范记录和书目记录转换而成的衍生规范记录组成，是VIAF中最终用来进行名称匹配的规范记录。增强型规范记录包含与书目记录中的名称相关联的附加信息，它可以支持比规范记录本身更严格的匹配过程。OCLC开发的匹配算法会对这些文档进行匹配，匹配成功的文档会作为VIAF记录的最初版本。匹配过程中可能会产生一些中间结果，这些信息也可以作为规范文档中的信息，因此，匹配过程是一个不断修正规范文档的动态过程。通过匹配处理，识别出相同的实体资源，将描述相同实体的记录聚合到一个记录集群中。

VIAF的数据量已颇具规模，并提供MARC21格式、可扩展标记语言（XML）、资源描述框架（RDF）、直译式脚本语言对象标记（JSON）等多种格式的输出，与维基百科、国际标准名称识别符（ISNI）、社会网络及档案（SNAC）等项目建立了合作，将在未来语义网中发挥重要作用。