工具书内容概括，信息密集，在体例结构及编排上更多地考虑寻检查阅的方便，是人们求知治学不可或缺的工具。在西方，与工具书类似的概念还有参考工具、参考源、参考资料等，但它们的范围通常比工具书要宽泛得多。有人将可作为工具书使用的出版物都视为工具书。如美国工具书专家L.肖尔斯将地理资料、传记资料、连续出版物、政府出版物、视听资料等也列为工具书；美国工具书专家G.杰霍达和J.S.布劳那杰尔将卡片目录、文献指南、专著和教科书、原始出版物等也视为工具书。在中国和日本，人们习惯上把采用词典体例编纂的工具书称为辞书。

工具书历史悠久，是伴随科学、文化、教育事业的进步而产生和发展起来的。中国历代修纂的工具书数量大，类型多，尤以字典、书目、类书、政书等著称于世。周代的《史籀篇》《周谱》《山海图》为以后的字书、历书、图谱、表谱奠定了基础。汉代的《别录》《七略》和《说文解字》是书目和字典的先驱。中国最早的类书是魏王象、刘劭的《皇览》，最早的专科类书是西晋张华的《博物志》，现存第一部官修类书是唐代的《艺文类聚》。最早的韵书是魏李登的《声类》。现存第一部完备的政书是唐代杜佑的《通典》。宋代则编纂了《太平御览》《册府元龟》等“四大书”。元代编有《文献通考》，明代编纂了世界上最大的类书《永乐大典》，还出现了较早的索引《两汉书姓名韵》。清代编纂了大量工具书，如《古今图书集成》《四库全书总目》《康熙字典》《佩文韵府》《历代史表》及实测地图《内府一统舆地秘图》，并将“三通”续成“九通”。中国古代的大型工具书多由官方组织修纂，以宣扬帝王文治武功和实行思想统治为目的，“钦定”以后即不能修订，且亡佚缺损较多。这些工具书在查考古代文化和典籍方面具有重要参考价值。鸦片战争以后，由于西学东渐以及学术观念、治学方法改变，尤其是五四新文化运动以后，以实用为目的的工具书大量出版，如《中华大字典》《辞海》《辞源》《申报年鉴》《图书年鉴》《中国经济年鉴》《全国文化机关一览》《期刊索引》《日报索引》《（生活）全国总书目》等。中华人民共和国成立以后，又编纂了《现代汉语词典》《汉语大词典》《汉语大字典》《英华大词典》《中国大百科全书》《中国百科年鉴》《世界知识年鉴》《中国工商企业名录》《中国历史地图集》《全国总书目》《全国新书目》《全国报刊索引》《中国近代期刊篇目汇录》《中国丛书综录》《中国地方志联合目录》等。随着国家科学文化事业的发展，中国的工具书事业有了较大发展，品种和数量都大为增加。

工具书在世界其他地区也有较长的发展历史。巴比伦人制作的泥板地图，古埃及记载尼罗河泛滥及有关的天文、气象的年历等都是古代工具书的萌芽。古希腊、罗马的难词表，经长期的演变而成为后来的词汇、词典。老普林尼的《自然史》是古代百科全书式的工具书。11～13世纪，英国皇室出版有清册性的名录，欧洲编纂了各种《圣经》文本的语词索引。15世纪由于文艺复兴以及活字印刷术的推广，图书出版事业发达，出现了国家书目、国际书目。18世纪法国狄德罗等人编纂的《百科全书，或科学、艺术与手工艺大词典》，创众人编纂巨帙工具书的先例，并在当时的启蒙运动中起到振聋发聩的作用。19～20世纪，因工商业的发达和科学文化交流的频繁，工具书编纂出版业飞速发展，如百科全书在更多的国家出版，便捷型工具书大量产生，书目、索引除在形式和规模上发生变化以外，更加讲究时效性。工具书的类型日益丰富，修订速度加快，在信息交流和社会发展中发挥着重要作用。

工具书种类繁多。按其文种，分为中文工具书、外文工具书；按其学科内容，分为社会科学工具书、科技工具书、综合性工具书；按其编撰时代，分为古代工具书、现代工具书；按其载体形式，分为印刷型的书本式、报刊式、幅页式、附录式、卡片式工具书与非印刷型的缩微式、音像式、机读式工具书；按其编制特点，分为书目、索引、文摘、字典、词典、类书、政书、百科全书、年鉴、手册、名录、数表、统计集、表谱、图录、丛集、汇要等。美国工具书专家W.A.卡茨在其《参考工作导论》（1987年第5版）一书中将工具书按基本性质和使用功能划分为控制—检索—指示线索型工具书和资料型工具书两大类，前者指各类型的书目、索引，后者指各类型的百科全书、年鉴、手册、名录、图谱、传记资料、词典、地理资料及政府出版物等。

控制—检索—指示线索型工具书以款目为基本单元，资料型工具书则以条目或词目为基本单元。工具书的主体部分即是将这些基本单元按分类、主题、字顺、时序、地序或其他可检顺序排列。工具书通常还要设置参见系统，附有各种索引，以便使用者从多角度查检使用。每部工具书前都应有编纂说明、体例介绍等。

工具书是应社会广泛的知识与信息需要而产生的。工具书旨在概括各领域的基本知识、基本数据或基本资料，向使用者提供较成熟的知识或提供相关信息。工具书具有提供检索或查寻的功能。一些工具书（如百科全书）除具有检索功能外还兼有教育功能，有些工具书（如书目、索引）还可用作系统求知、深入研究的指南或入门工具。工具书编纂出版的数量、质量以及规模等可以反映一个国家、一个时代的科学、文化、教育的发展水平。

鉴别与评价工具书对于读者以及编纂、出版者都具有重要意义。一般可从6个方面对一部工具书进行鉴别与评价：①权威性。如编纂部门的学术地位、声誉；主编的经历和学术造诣；撰稿人的专长和学术素养；编辑的资历和编辑水平等。②内容与收录范围。③编辑风格。包括客观性、学术性、概括性、可读性和参考文献的质量等。④及时性。包括内容的新颖程度、修订方式、资料更新的速度等。⑤体例。如编排特点和易检程度，参照和索引系统的使用实效。⑥外观。包括纸张、印刷、版面、插图、装帧的质量。

是从使用和鉴别的角度对工具书进行研究的成果。这类图书旨在选择、鉴别、评价和报道工具书，内容比一般书目广泛，编辑方式较为灵活，每类往往先讲述该类工具书的共同特点和沿革，然后逐一介绍和评价。工具书指南大体分为3类：①以教学为目的。培养学生的情报意识，提高他们在学习和科学研究活动中利用工具书解答疑难和独立检索文献的能力。结合教学要点介绍常用的、重要的和最新出版的工具书，如《中文工具书使用法》等。②以普及工具书知识为目的。给读者提供有关文献和工具书的基础知识，或以问题为线索，重点介绍常用的工具书，如《参考工作与参考工具书》等。③工具书的工具书。读者按其指引，知道某一学科领域可供查考的工具书，从而开阔视野，提高学习与科研的效率，如《中国工具书大辞典》《社会科学工具书七千种》《中国社会科学工具书检索大典》《国外工具书指南》《国外科技工具书指南》等。

国外著名的工具书指南有：①美国的《工具书指南》。初版为A.B.克洛格于1902年出版的《工具书研究和使用指南》，只收录英文工具书；第3～6版由I.G.马奇负责修订扩充，增收了非英语国家的工具书；第7～8版由C.M.温切尔主编；第9～10版由E.-P.希伊修订（1986年第10版），收书1.4万种。该书选材精练，著录准确，评价客观，索引完备，是权威性的工具书指南。②英国A.J.沃尔福德主编的《参考资料指南》。1959年初版。第4版（1980～1986）收录英国及其他西欧国家社会科学、自然科学及应用技术领域的工具书1.5万余种，按《国际十进分类法》编排，提要详细，评价客观，侧重于新书，但缺少对各类工具书的综合介绍。1989年起出版第5版。③《美国工具书年鉴》，1970年起出版，报道美国新版工具书和再版工具书，每年约收1800种，每5年出版一次累积索引，分段出版“最佳工具书”，如《1981～1985年最佳工具书》。