中华人民共和国档案事业已形成体系。这个体系经历了档案、档案工作、档案事业、国家档案事业体系四个发展阶段，跨越了奴隶社会、封建社会、半殖民地半封建社会，最后在社会主义社会（初级阶段）的中华人民共和国形成。

由8个部分组成。

中华人民共和国档案事业管理实行“统一领导、分级管理”的原则。1954年11月8日，国家档案局成立。随后，省（区、市）、市、地市、县市陆续建立了档案行政管理部门档案局。1987年9月5日，国家颁布《中华人民共和国档案法》，档案事业管理进入行政管理与法治相结合的新阶段。《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导。县以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对行政区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”

机关、企事业单位普遍建有档案室，开展档案工作，这是国家档案事业的基础。机关单位档案工作一般包含两个方面的内容：一是机关单位档案工作的管理；二是机关单位档案的管理。大部分机关单位的档案室已成为机关单位档案工作的组织形式，承担着这两个方面的任务。全国各级党、政、军机关，人民团体和企事业单位，普遍建立了统一管理党、政档案的档案室。中央和地方专业主管机关的档案部门，根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查。科技档案工作，按专业实行统一管理。

截至2009年，全国各级各类档案馆4077个，形成网络。

①中央级档案馆。包括以下机构：

中央档案馆。1954年筹建，1959年10月正式开馆，负责管理中国共产党和中华人民共和国成立以来各个历史时期形成的档案资料，为中央机关和社会各方面提供档案利用。1993年10月，中央档案馆与国家档案局合并，升为副部级单位。

中国第一历史档案馆。其前身是1925年10月成立的故宫博物院下设的文献部。几经变迁，1980年4月改为中国第一历史档案馆，正局级单位，隶属国家档案局，负责明、清朝历史档案的收集、整理、保管和提供利用。

中国第二历史档案馆。在中国科学院历史研究所第三所南京史料整理处的基础上成立，负责民国时期档案的收集、整理和提供利用。

中国照片档案馆。1984年5月成立，由新华通讯社和国家档案局双重领导，日常工作由新华社负责，其建制列入新华社。为司局级单位，其职责以处理、保管和提供利用新闻照片为主，兼顾收集、保管和提供利用国家其他照片档案资料。

②县以上地方档案馆。各省、自治区、直辖市和地市、县市都建有档案馆，习惯称综合档案馆或国家档案馆，负责收集、保管和提供利用本行政区域内党政机关和人民团体的档案。1993年国家机构改革，这些档案馆绝大部分与同级档案行政管理部门合并，成为一个机构，挂档案局、档案馆两块牌子，履行档案行政管理与档案管理两种职能。另外，一些乡镇也建立有乡镇档案馆。

主要有：①综合档案馆。馆藏档案内容的综合性。中央级和以行政区域建立的地方各级档案馆均属于这一类。②专业档案馆。一般为党和国家专业管理部门建立的档案馆，或国家职能部门为管理某一方面或某一种特殊行业或技术活动形成的专门档案而设立的档案馆。其特点是馆藏档案的专一性，同专业主管部门的专业水乳交融。③企业档案馆。即企业单位设立的档案馆。④事业档案馆。即事业单位设立的档案馆。

《中华人民共和国档案法》规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分馆范围内的档案。”“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。”“档案馆应当定期公布开放档案目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。”

档案专业教育包括学校学历教育和干部在职教育两个方面。国家档案局政策法规研究司设教育处，作为国家档案局档案教育的办事机构。

中华人民共和国成立以后，学校教育迅速发展。1952年11月，中国人民大学创办档案专修班，次年改为专修科；1955年开办历史档案系，本科四年。这是中国第一所高等学校档案专业教育，以后发展为档案学院，招收硕士、博士研究生。“文化大革命”后，学校档案专业教育迅速开办。据1998年末统计，全国普通高校开设档案专业的有27所，已培养博士生10人、硕士生114人、本科生7539人、专科生4064人。中等专业教育于1989年形成高潮，全国有27所中等专业学校和31所职业高中设立档案专业或档案班。其中，中等档案学校3所，即四川省档案学校、甘肃档案学校和北京文秘档案职业学校。以后又有一些变化。

主要形式是举办在职干部的短期训练班。国家档案局以及部分省级档案局设有档案干部教育中心，作为短期培训在职干部的教育基地，每年办班三四期，每期一个月左右。没有设立档案干部教育中心的省、地市、县市档案部门，每年也不定期地举办短期（一个星期左右）训练班，训练所辖区域的专、兼职档案干部。

国家档案局设有科技处，各省、自治区、直辖市的档案行政管理部门也设有类似机构，有的同教育合设科教处，作为档案科技研究的管理部门，同时设有档案科学技术研究部门。国家档案局设档案科学技术研究所。一些省级档案局也设有档案科技研究机构。

档案宣传指有关档案、档案工作及整个档案事业的宣布、传播工作。除了借助于新闻媒体外，主要依靠档案报纸、杂志。如《中国档案》，前身是1951年5月中共中央办公厅秘书处创办的《材料工作通讯》，1953年7月更名为《档案工作》，“文化大革命”中停刊，1980年1月复刊，双月刊，1985年改为月刊，1994年1月更名为《中国档案》。20世纪80年代，各省级档案部门和一些计划单列市，先后创办了自己的档案期刊。全国档案刊物50多家。《中国档案报》，1995年1月9日创刊，每周两刊。这是世界上唯一的一张档案专业报。报社为正局级单位。

档案出版泛指档案专业报刊的出版和档案的出版工作，亦是档案宣传的一种形式。中国档案出版社于1982年1月成立，出版档案、文秘、方志、文史等方面的图书，到2001年，已编辑出版图书900余种。其中一批图书获全国优秀图书奖、优秀畅销书奖。1997年出版的《毛泽东点评〈二十四史〉》由国家主席江泽民作为国礼赠送美国哈佛大学。在出版界体制改革过程中，中国档案出版社于2010年12月停办退出中国出版业。

档案理论学术研究，随着档案工作、档案事业的开展而开展。一些省级档案机构和高等学校档案专业都设有档案研究部门。不设研究部门的机关单位和个人，也有研究活动。群众性档案理论学术研究以建立档案学会为标志。

中国档案学会经过两年的筹建工作，于1981年11月成立。吸收自愿参加的馆员以上业务职称的档案干部为会员。下设档案学基础理论学术委员会、档案管理与鉴定学术委员会、档案文献编纂学术委员会、档案保护技术委员会、档案自动化技术委员会、档案缩微复制技术委员会和档案老专家委员会（暨中国老教授协会档案与文秘专业委员会）7个专业委员会，开展学术研究活动，办有会刊《档案学研究》。

省、自治区、直辖市和计划单列市都成立有档案学会，一些中央专业主管机关也建有档案学会，组织档案理论学术研究活动。

中华人民共和国成立后的档案理论学术研究活动，以“文化大革命”为界，大体上分为两个阶段。前一阶段主要是档案学和档案工作中一些基本问题研究。研究的大本营在中国人民大学历史档案系，以研究档案专业教材为主，出版了一系列教材。同时，开展档案定义、档案与资料的区分、立卷及立卷环节问题、档案管理原则与方法、档案馆的性质任务等研究，以《档案工作》杂志为园地开展讨论。后一个阶段，由于档案学会迅速建立，一大批高等学校办起了档案专业，档案理论学术研究向纵深发展，出现了“百花齐放，百家争鸣”的繁荣景象。《城建档案管理概要》《气象档案管理概要》《林业档案管理》《档案馆学》《中国档案分类的演变与发展》《档案目录学》《档案利用学》《档案鉴定》《体系论——中国档案事业体系》等一大批档案学术著作面世。

1955年11月国务院批准施行的《国家档案局组织简则》规定：国家档案局内部机构中设立编译室，负责有关外文资料的编译和外国专家的接待工作。开始了档案外事工作。1979年2月27日，中共中央、国务院批准恢复“文化大革命”中撤销的国家档案局，新设立了外事处。1994年外事处升格为外事办公室，内设两处一室，承办对外合作与交流活动。1997年，外事处全年组织到境外参加会议、考察、学习团（组）33批、284人次，创历史最高。1980年，国家档案局加入国际档案理事会（ICA），参与国际档案事务。1993年在ICA秘书长建议和指导下，主持了ICA东亚地区分会成立筹办事宜，同年7月在北京召开了成立会议。1996年9月，第十三届国际档案大会由中国举办，成立了以国务委员、国务院秘书长罗干为主席的大会组委会，中央办公厅、国务院办公厅、中宣部、外交部、国家档案局等26个部委局的负责人为成员，领导、组织大会的筹办工作。9月2日大会在北京国际会议中心隆重开幕。130个国家和地区的2662名代表参加大会。国务院总理李鹏出席大会并致辞。《人民日报》发表社论《开创新世纪的档案事业——祝贺第十三届国际档案大会召开》。

中华人民共和国档案事业走过了曲折发展的道路，在成熟完善之前，经历了四个阶段。

这个阶段，档案工作的主要任务是：接管、集中中华人民共和国成立前遗留下来的档案；收集革命历史档案；建立机关、团体的档案工作；培训档案专业人员，为建立国家规模的档案事业打下了基础。

1949年10月25日，中央人民政府政务院第二次会议决定组织以陈云副总理为主任的政务院指导接收工作委员会，负责统筹指导与处理有关民国政府中央各机关人员、档案、图书、财产、物资等接收事宜，开始接管、集中民国时期的档案。同年11月，以董必武副总理为团长的指导接收工作委员会华东工作团，前往南京、上海等地进行接收工作。华东工作团驻宁办事处设有档案组，具体负责档案的接收与整理。为了集中管理民国政府档案，中国科学院近代史研究所于1951年2月成立了南京史料整理处，除了接管民国政府中央机关和国史馆的档案以外，还陆续收集了散存在全国各地的大量民国时期政府的档案。到1952年，共集中档案130余万卷。同时，东北图书馆档案部、故宫博物院档案馆也集中了明、清、北洋军阀、民国政府、汪伪政权、伪满洲国等历史时期的档案、资料720余万卷。

1949年12月，中央军委发布了关于收集革命历史文件和其他史料的通令。此后，中共中央、中央人民政府也都先后发出了征集、收集档案资料的文件，在全国范围内开展了征集工作，收集到一批珍贵的档案。

1951年3月，中共中央办公厅秘书处召开中央一级党、政、军各机关和群众团体第一次档案工作座谈会，原则决定党、政、军三大系统保管文件的分工和建立集中保管档案的档案室，以及制订统一的档案管理方法等问题。同年，中央人民政府政务院秘书厅召开政府秘书长会议，通过了《公文处理暂行办法》。中共中央办公厅召开党委秘书处长会议，制订了《关于加强文书处理工作和档案工作的决定》。随后，中央机关，各大区、省、市都陆续制订了文书、档案管理办法，提出了建立健全机关文书工作和档案工作的意见。机关、团体的文书、档案工作初步在中央、省、市级机关建立起来。

1952年，中国人民大学开设了档案专业教育。各地也陆续举办了档案干部培训班。

1954年6月，中共中央决定撤销6个行政大区的中央局。中央人民政府也决定撤销大区一级的行政机构。中共中央办公厅、中央人民政府政务院秘书厅分别发布了中央局、大区行政机构撤销后档案集中管理办法，按集中管理与保持原机关档案之间联系的原则，完整地集中保存了大区一级党政机关的全部档案。

这一阶段，初具国家规模的档案事业全面发展和提高。

1954年11月，国家档案局成立，主管全国档案事业，标志着全国档案事业进入到一个新的发展阶段。

1956年4月，国务院发布《国务院关于加强国家档案工作的决定》，对国家“全部档案”的概念、档案工作的基本原则等作出明确规定；提出和部署了全国档案工作，指导和推动了全国档案事业的建设和发展。

继国家档案局成立后，地方各级人民政府逐步设立了档案行政管理机构。按照中央《关于统一管理党政档案工作的通知》，各级档案行政管理机构既是党的机构，又是政府的机构，履行管理档案事务的职能。

各级机关普遍建立了统一管理党、政档案的档案室，机关档案工作进一步发展。

1959年10月中央档案馆正式开馆；1960年7月，经国务院批准在沈阳建立了东北档案馆。各省、地（市）、县档案馆迅速建立起来。1959年12月和1960年1月，国家档案局分别召开县和省档案馆工作现场会，讨论通过了《县档案馆工作暂行通则》和《省档案馆工作暂行通则》。1960年前后，中央国家机关的专业主管部门也建立了一些档案馆。到1965年底，全国共建立各级各类档案馆2483个。

1957年国务院发布的《关于改进档案、资料工作的方案》要求国家技术委员会、国家建委、地质部、农业部和国家统计局，分别在工业、交通、地质、农业、经济等方面建立统一的科技档案、资料管理工作。1959年12月，国家档案局在大连召开华北、东北协作区技术档案工作扩大会议，讨论通过了《技术档案室工作暂行通则》（经国务院批准颁发全国试行）。科技档案工作开始建立和发展。

档案专业教育有了新的进展。到1966年，全国高等院校档案专业毕业生已达1606人。各地短期训练班培训档案工作者12万人次，初步形成了第一批建设中华人民共和国成立初期档案事业的骨干队伍。

档案学理论与技术研究工作和国际档案学术交流活动也逐步开展起来。

1958年，档案工作受到“大跃进”运动的影响，档案部门出现了“大编、大写档案”“人人办档案”“万物档案化”“举办档案庙会”“放卫星”等口号和做法。1959年基本上得到了纠正。

在“文化大革命”期间，档案事业遭受了严重的破坏。国家档案局和地方档案管理机构被撤销，全国档案工作陷入瘫痪状态。全国各级档案部门的领导人和广大档案工作者受到株连和迫害，大批业务骨干被调离档案部门，大量档案被销毁或损坏，国家档案遭受到一场浩劫。有的地方被销毁的档案高达全部档案的50%以上，造成令人痛心和无法弥补的损失。

中共十一届三中全会以后，全国档案事业进入一个新的发展阶段。1979年4月，国家档案局恢复工作。同年5月，中央办公厅发布《关于为“档案工作中反党反社会主义黑线”等错案彻底平反的通知》。全国各级档案部门解放思想，摆脱了“以阶级斗争为纲”的“左”的思想束缚，把档案工作的服务重点逐步转移到为社会主义现代化建设服务的轨道上来。同时，进行了恢复整顿工作，进入大发展时期。

1980年2月，中共中央、国务院批转了国家档案局《关于全国档案工作会议的报告》，重申和肯定了档案、档案工作的重要性及其同全国各项事业的密切关系，指出“档案是历史的记录，是党和国家的宝贵财富。档案工作是一项很重要的专门事业，是实现社会主义现代化建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件。做好档案工作，不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。”各级党委和政府更加重视档案工作。全国档案部门遵循党的总任务、总目标，从实际出发，改革开放，进行档案事业建设，开发档案信息资源，有效地为社会主义现代化建设服务；并且确定了档案工作的奋斗目标，即到20世纪末，在全国范围内建立一个门类齐全、结构合理、管理科学、为社会主义现代化建设有效服务的具有中国特色的档案事业体系。1986年制订的《档案事业发展“七五”计划》（1986～1990）提出了“改革、充实、巩固、提高”的发展档案事业的方针。

20世纪90年代中期，国家档案事业体系基本建成。