文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软的doc格式、xls格式、ppt格式、pdf格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料等。这些电子文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。企业在进行电子文档管理过程中经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。电子文档管理系统就在这样的背景下应运而生。

电子文档管理系统按使用方式，可以分为线上、线下两种类型。有些公司会选择在线使用，而易度文档管理系统，直接通过浏览器访问，很方便，而且随时随地可以使用。当然，也有选择线下购买使用的，这部分的公司就比较注重安全性，他们更相信自己的设备，如用自己的服务器等。

电子文档管理系统的基本功能特点：文档集中存储；存储加密；规则应用（系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作）；权限管理（管理、浏览、创建、阅读、删除、打印、下载、订阅等）；文档使用痕迹安全检视；文件搜索（全文搜索、高级搜索等）；文档属性（方便文档查找和分类）；自动编号；常用文档功能（方便文档收藏和查找）；文档审计（新建、复制、移动、修改、删除等操作）；文档在线查看；基于浏览器的在线Office编辑；文档排它性修改(锁定与解锁) ；图纸在线预览；主流媒体播放技术（支持对音频、视频文件的播放）；文档批量上传下载；文档多版本管理；消息订阅、消息邮件；文档共享；文档借阅（可以自定义借阅时间、权限）；文档在线复制；文档模版；统计报表；文档审批流程；自动备份。