书目记录是书目数据库中的一个记录，相当于书本式检索刊物中的一个文摘条目、题录，或相当于图书目录中的一个著录款目，这些项目可以揭示文献的形式特征和内容特征。为了有效地检索和使用，必须恰当地组织书目数据。书目记录的创建，方便了用户通过网络进行信息检索。

一个书目记录包含若干个字段，每个字段又可能含有若干个子字段，它们之间存在一种层次关系。如果两个或两个以上的组织机构之间希望互换书目信息，以促进信息资源共享，那么就要有统一的标准格式来管理记录的建立和交换过程。

可以作为交换数据方式的书目记录的数据格式必须包括3个基本要素：①物理结构。用于交换的数据在计算机存储媒介上的排列代码，即数据存放的容器或承载器。虽然其中的数据记录经常变化，但容器保持不变。②内容标识符。用于辨别记录中不同的数据元素的代码。例如，题名、作者、期刊起始日期等。③内容。由不同数据元素说明规则所控制的记录内容，应与内容标识符紧密联系。如果需要记录适合另一个机构使用，必须定义由交换格式中的代码所确定的数据元素的内容及形式。

只要机构记录交换的数据在结构、内容标识符，以及数据元素的定义这三个要素上一致，那么在不同的机构之间就可实施有效的书目数据交换。