机器通过光电扫描，对高速传送中的信函进行封面采样，应用计算机图像处理技术识别信函类别和邮票信息，同时应用组合机构把信函整理成同面且同向供分拣机分拣。将不适合机器分拣的各类非标准信函剔除，由人工处理。理信后，通过盖销模块实现信函自动销票。

中国在1975～1978年曾研制过分类理信盖销机，1991年中国研制成落地式真空吸气分离理信盖销机，并投入使用。之后，中国又成功研制台式摩擦分离理信盖销机。

各国使用的理信盖销机主要有旋转滚筒式（英国）、螺旋滚柱式（美国）、交叉带式（日本）和振动槽式（德国）4种，其工作原理基本相同。理信盖销机的处理能力一般为每小时25000～30000件。