信息资源的整合管理是指对在不同区域、管理单元中分散存储和管理的各类信息资源,通过一定的方法和手段,将其联结成一个结构有序、管理一体化、配置合理的有机整体的过程。信息资源整合具有如下功能。
①丰富组织的信息库,最大限度地实现信息资源的共享。组织在实现信息资源整合后,拆除了部门之间的信息屏障,会使信息无形中“多”了起来,丰富了组织的信息库。同时,信息资源整合后,除了一部分在一定时间仅限于一部分人利用的保密信息,其余信息均可在组织内传播,大大提高了信息资源的共享程度。
②节省信息管理费用,提高工作效率和管理水平。组织进行信息资源整合,能够精简组织内部的软硬件设施,节省信息管理费用。同时,分散式管理模式还造成各个部门软硬件的支持条件、运行环境很不一致,给信息管理带来极大的困难。实现信息资源整合后,由一个部门统管组织的信息工作,实现科学、规范的信息资源管理,不仅给信息管理工作带来很大的方便,而且可以减少信息管理人员,提高工作效率和管理水平。
③充分发挥信息资源的整体功能。如同产品的生产、经营、管理必须形成一个完善的整体一样,信息资源也应该形成一个完善的整体,进行一体化管理,才能更好地开发利用,更好地发挥信息资源的整体功能,为组织实现更好的生产经营和发展提供支持。
信息资源的技术管理是指从技术角度建立起先进的信息资源管理系统,以实现对信息资源的科学规划、组织、协调、控制和利用,以更快的速度、更高的效率和更简便的方式实现组织预设目标。信息资源技术管理具有如下功能。
①适应市场环境日益变化的需要。经济全球化进程加快,空间距离对经济活动的约束日益弱化,经济活动的国内外界限变得模糊起来。企业要生存和发展,就必须依靠管理信息系统的支持,并利用先进的信息技术,用动态的观点来研究面临的新问题。
②生产过程更好地衔接。如利用供应链管理技术可以将某种产品的生产过程中相互关联的业务流程及业务伙伴之间互动的,贯穿从产品设计、原材料采购、生产计划、加工制造到将产品交给客户的整个过程很好地衔接。
③保证信息的安全。信息资源作为一类特殊的资源,具有不可忽视的商业价值,为保证信息的安全和完整,必须采用一定的技术对其加以保护,常见的有加密技术、签名机制、防火墙技术等。
信息资源的集成管理是指从集成这一新的角度来分析、对待信息活动及其要素,将其按照一定的集成模式和方法进行整合,通过创新性地综合运用各种方法、手段、工具,拓展管理的视野,促使组织信息活动要素的功能和优势实现互补,从而提高各种信息活动要素的交融度,实现信息活动整体功能的提高。集成管理实质上就是借助计算机技术和网络技术将信息资源管理中各种有关的信息资源、信息技术和用户集成起来,进而提高信息的竞争能力和适应能力。信息资源集成管理的功能如下。
①有利于实现信息战略。信息战略是关于信息资源使命或目标的界定,是指导信息资源开发和利用的总纲。通过集成机制,把各种信息活动的目标融合为一个有机整体,通过各种活动目标或战略之间的互补与协同,促使目标不断优化,提升信息战略的总体水平,充分发挥信息资源的作用,更好地支持战略目标的实现。
②有利于提高信息组织的工作效能。运用集成的思想和方法,使不同形式的信息更具灵活性和开放性,借助信息管理人员之间的互补、竞争与协同,实现成员之间的技能、经验和知识有机地交流与融合,促进知识的创新和信息资源利用水平的提高,最终实现整体工作效能的提升。
③有利于提取有效的信息流。通过对业务流程的分解和信息流的提取,根据信息管理目的、业务流程原理和信息技术要求对信息流中的要素和结构进行优化,为信息资源管理提供一种集成结构,为各种业务的整合提供内在的基础结构。
当今社会正由信息时代跨入大数据时代,伴随着社会信息化的全面、深入发展,信息资源作为社会诸多资源的重要组成部分,在经济建设、社会进步、科学文化事业发展、服务民生、公众生活等领域中的地位和作用日益突出并越发重要。在大数据时代,为更好地发挥信息资源对国民经济和社会发展的作用,研究者提出了以下信息资源管理模式。
信息资源的社会化管理模式是利用具有较强社会性的信息资源管理机构管理、开发社会上各类组织、个体的信息资源,向社会传播信息,为社会、经济、政治、科学、文化等各方面服务。信息资源的社会化管理模式不同于传统的信息资源管理模式,其与传统信息资源管理模式处于并存发展阶段,是对传统信息资源管理模式的补充。社会化开放管理模式使分散、单一、封闭的信息资源转化为综合、开放、类别丰富、跨地区、跨行业,乃至跨国界的信息资源,实现信息资源共享和社会化。
信息资源的一体化管理模式的目的是以最小的投资建设最佳的资源存储,最大化地发挥各类信息资源的整体效能。在大数据时代,这种集资料、档案、情报、图书等诸多信息资源于一体的信息资源的一体化管理模式将会得到大力发展。该模式要求首先建立中心一体化的信息资源管理共享中心,在此基础上将整合后的信息资源数字化,利用大数据技术高水平管理、开发信息资源,最终实现信息资源的最大化共享。
信息资源的市场化管理模式也有多种具体形式,信息或情报机构的有偿服务模式是现阶段信息资源管理市场运作的主要形式,主要包括:咨询服务,收取咨询服务费;提供信息复制、缩微件,收取复制成本费;编写专题资料,收取编研成果费等。此外,纯粹商业性的信息资源管理、开发与利用服务模式随着信息产业的深入而得到了极大的开拓和发展。该模式主要是商业性信息开发机构对某一专题的信息资源进行收集、整理与加工,形成规范化的信息数据库,提供给广大社会公众有偿检索与利用。
信息资源的网络化管理模式的具体形式不仅包括主页式、自由文本式、超文本式、超媒体式、数据库式、联机目录式,还包括电子商务式等诸多形式。网络化管理需要高度统一的通信规程、技术规范和信息格式,需要对局域网的网络体系结构制定国家标准,以实现局域网之间的无缝互联。制定、完善国家统一的法律法规,提高标准化建设水平,这是信息资源的网络化管理模式健康发展的根本保证。信息资源的网络化管理模式的运作还需要既懂信息化,又懂管理的复合型技术人才,此外还需要建立健全信息资源管理网络化安全保障体系。