真实性系指文件是由经过授权的形成者按照法定的方针和程序形成和管理的。可靠性是指文件的内容可信，可以充分准确地反映所证明的事务活动。真实性和可靠性是凭证性的基础，由于电子文件易更改的特性，确保其真实可靠成为电子文件管理的首要目标。完整性系指文件是齐全的，包括一份文件的要素齐全和需要留存的文件数量齐全。

中国《电子文件管理暂行办法》对电子文件的定义：是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

政务电子文件管理的方法包括：①全程管理。对电子文件从形成到最终销毁或处置的整个生命周期进行系统、全面的管理控制。电子文件的全程管理强调贯通性，旨在建立一个涵盖电子文件全部管理活动的管理体制、目标体系、制度体系、程序体系和技术方法体系，强调各项管理内容的无缝链接、系统整合和总体效应，把实现管理目标的规范要求贯穿于电子文件生命周期的从始至终。②前端控制。对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量早期实现。把保障电子文件真实、可靠、完整、可用的措施附加于文件形成过程，可以防止电子文件在运行和利用过程中遭受损伤和破坏，还可以减少重复作业和滞后作业，优化管理功能，提高系统管理效率。③资产管理。文件包含的信息是一个独特的宝贵的资源和重要的业务资产，政务电子文件尤其如此。因此，可通过确立电子文件的所有权（产权归属），明确国家所有电子文件的长期保存要求，建立文件资产评估制度和重要文件资产的登记、核查和审计制度，制定电子文件信息资源的增值开发等措施，充分发挥电子文件信息资源的综合效益。④风险管理。以数字代码构成的电子文件失去了传统文件载体的固化和束缚，具有易于变化、易于流动、受环境影响大的天性，因此，从生成之时至最终归宿，在其整个生命周期中充满了各种各样的不确定性。把风险管理理念融入电子文件管理之中可以有效提高其系统设计水平和文件管理水平。