自R.克罗于2002年正式提出机构知识库概念以来，机构知识库在科研学术机构得到了广泛部署和应用，全球著名的大学和科研机构基本上都建有自己的机构知识库。

机构知识库的产生与发展与开放获取（open access; OA）运动息息相关，被视为是实现OA的最主要路径，即绿色OA。按照OA的观点，公共资金资助的研究成果属于机构乃至国家的知识资产，应最大限度地促进其访问存取、传播利用和长期保存。因此，建设机构知识库被认为是科研学术机构承担原创性研究组织创造者的责任，兼向承担保存和利用其成员创造的知识资产责任的自然延伸。机构通过组织和动员科研人员将其论文等知识产出存缴至机构知识库中，支持OA，有助于大幅提升其传播范围和可发现性，消除科研成果的获取障碍和影响力障碍，促进本地化以及全球化公共知识环境的良性发展。

机构建设机构知识库的其他主要目的和作用还包括：实现机构知识资产的集中长期保存，避免知识资产，特别是那些未经公开发表的知识成果如学位论文、项目资料、研究报告、科学数据等的流失风险；形成机构统一完整的科研学术形象；提升机构及其科研人员的科研影响；支持机构开展知识审计和科研评价等。因此，机构知识库既是机构的知识资产保存和管理系统，也是机构知识产出的组织和发现系统，也是机构知识成果的传播和影响力管理系统。

机构知识库的建设过程是一个涉及组织管理机制、知识管理制度与政策、功能与服务规划、平台建设、元数据与内容征集、推广应用等多方面任务的系统性过程。机构对自身知识传播战略的认识和重视、有力的知识管理制度与政策支持，以及知识内容征集的有效策略和过程，是影响机构知识库可持续建设和发展的关键因素。

就机构知识库收集和管理的知识内容类型而言，机构公开发表的知识成果（如期刊论文、会议论文、专著等）和学位论文等是早期机构知识库收录的主要内容。随着开放科学（open science）的理念和实践促使科研过程中所产生的其他出版物、科研数据、方法、工具等各类有意义的知识内容和对象逐步以规范化的方式融入科研学术交流体系，以及越来越多的基金资助者和机构推出科研透明化的强制政策，向机构知识库存缴论文和数据等知识产出逐步成为科研工作的一部分，机构知识库也在逐渐向支持机构科研全过程全谱段知识产出管理的方向发展。