资料收集研究主要分为展前、展中、展后3个阶段。展前阶段的资料收集研究，主要是对项目策划、内容设计、形式设计、教育服务设计、文创服务策划、宣传营销推广、前置评估等工作中产生的各种过程性、阶段性、总结性的资料进行收集汇总。展中阶段的资料收集研究，则是在展览正式开展后，对观众、博物馆、媒体及评估团队等第三方因涉及该展览而产生的各项资料进行收集汇总。展后阶段的资料收集研究，是在展览闭展后到展览项目最终结束前，对展览项目中各项工作的过程性及总结性资料及对展览项目本身进行的总结评估资料，开展资料收集并进行研究。

资料收集研究中的资料，指与该展览有关的纸质文档（图录、海报、导览册页、实体门票、借展合同、调查问卷等）、电子文档（不同阶段的内容大纲、不同受众群的讲解词与语音导览词文字、教育项目策划纲要、观众访谈及反馈意见等文字；展厅设计、施工、效果及海报等电子图片；语音导览、智慧导览等音频文件，宣传片、展厅互动视频、媒体报道等视频文件；展览游戏；线上展览等其他电子资料）、实体材料（说明牌、互动装置、观众留言便签、展览配套文创商品设计模型与商品、配套教育材料包）等。

由于展览项目评估流程与整体机制在国外欧美博物馆界中较为成熟，其项目评估中涉及的资料收集研究工作，通常由独立的第三方机构或馆方内部专业人员来负责实施。中国国内博物馆展览项目中的资料收集研究工作，尚无可供参考的统一标准或规范，实际工作主要由馆方工作人员按各馆的具体要求开展实施。

随着中国国内博物馆展览项目运作模式的愈加多元化，基于展览项目报告编写出版、展览项目评估等工作的需要，资料收集工作也将成为博物馆工作中越来越重要的组成部分。