电子文件管理原则既揭示了电子文件管理的规律，也反映了文件、档案管理领域的国内外最佳实践。国际档案理事会（International Council on Archives，ICA）在1997年出版的《从档案视角管理电子文件的指南》（Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective）中，提出了“前端控制”的思想，即尽可能把文件各个阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑，以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。

①全程管理原则。即对电子文件整个生命周期进行全面的、系统的、过程的管理，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾。全程管理原则要求各组织机构注重电子文件生命周期各阶段管理行为的连续性和衔接性。②前端控制原则，又称前端介入原则。在电子文件生命周期中，文件的形成是前端，归档保存或销毁是后端。前端控制要求对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在文件形成阶段实现。例如，机构将电子文件的归档范围和归档要求设计在电子文件形成系统之中，属于该范围的电子文件一经生成就被加上归档标识，系统具备防止非法修改和删除的功能，并生成相应的描述信息，从而确保其安全留存和内容真实。③集成管理原则。即将与电子文件形成、归档、保存等管理活动有关的要素进行合理的互连与组合，从而实现最佳整体效益。集成管理要求实现各项文件管理活动的集成，实现文件管理与其他信息管理的集成，实现文件管理与业务管理的集成。④动态管理原则。电子文件处于不断的变化过程中，比如从一种载体到另一种载体，从一种格式到另一种格式，从一个系统环境到另一个系统环境中。在这个环境中，电子业务凭证的管理面临巨大挑战，必须也只能是“以动制动”，即对电子文件全程加以监控，以动态适应性的管理措施实时应对电子文件形成、归档、保存过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。⑤注重效益原则。机构在电子文件管理中要注意对其全过程的投入产出比进行分析，以此评价电子文件管理系统或管理过程的效益状况，力求使效益最大化。权衡电子文件管理的投入产出，既要考虑当前的支出和收益，也要考虑未来的日常支出和长远效果；另外，也不应只做财务上的成本核算，还应综合考虑法律、文化、名誉等软性因素。

国际文件管理协会（Association of Records Management and Administration, ARMA），基于西方发达国家的文件管理经验，总结了广为接受的文件管理原则（Generally Accepted Principles of Recordkeeping），分别是：①问责原则（principle of accountability）。机构的高层领导应对文件管理工作进行监管，并指派合适的人员承担具体的管理职责。机构应采取有关政策和程序指导员工，保证文件管理工作可审计。②完整性原则（principle of integrity）。机构应以合理、适用的方式保证其产生和管理的信息的真实性和可靠性。③保护原则（principle of protection）。机构应能恰当地保护其拥有的个人的、秘密的、敏感的、对业务连续性关键的及其他需要保护的信息。④遵从性原则（principle of compliance）。机构文件管理工作应该遵守相关法律法规、制度规范以及机构内部政策。⑤可用性原则（principle of availability）。机构应保证文件信息被及时、有效、准确地检索。⑥留存原则（principle of retention）。机构应根据法律、规范、财务、业务和历史的需要，将文件留存合适的时间。⑦处置原则（principle of disposition）。当法律法规和机构政策都不再需要保存文件的时候，机构应以安全和恰当的方式处置文件。⑧透明性原则（principle of transparency）。机构应以开放的、可验证的方式记录其业务活动，这些记录应能够被机构员工和有关团体利用。这些原则在电子环境下同样适用。

2009年中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字[2009]39号文），以党内法规的形式明确了电子文件管理5个基本原则：①统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。②全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。③规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。④便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别的共享应用。⑤安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。

相比而言，中国学界关于电子文件管理原则的总结，主要侧重于电子文件管理业务方法的指导；《电子文件管理暂行办法》对于电子文件管理原则的总结，主要侧重于电子文件管理工作的总体要求；而ARMA总结的广为接受的文件管理原则，则综合了管理目标和具体操作方法的双重视角。为了在复杂多样的电子文件生成、运行环境中选择和实施有效的管理，全面实现其管理目标，组织机构应注意遵守和应用电子文件管理原则。