纸质环境中，文件常被认为是内容和载体的统一体，这是因为一份文件的所有构成要素往往集中在与文件内容一一对应的唯一的载体上。而电子环境中，一份电子文件的所有要素并不一定会集中在一个载体上，文件与载体之间也不再是一一对应的、稳定的关系。辨析电子文件的构成要素，成为识别电子文件，进而管理电子文件的前提。

国际文件、档案管理领域对电子文件的构成要素有多种观点，最具代表性的有3种：国际档案理事会（International Council on Archives, ICA）的三要素说、欧美国家四要素说以及“电子系统中文件真实性永久保障国际合作项目”（International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems，InterPARES）的五要素说。

1997年，国际档案理事会出版了由电子文件委员会（1993～1996）编写的《从档案视角管理电子文件的指南》（Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective），提出文件三要素说，即文件由内容、结构和背景三要素构成。①内容。指文件中所包含的表达作者意图的信息。②结构。指文件内容信息的组织方式和表达方式，组织方式如正文和附件，表达方式如格式、载体等。结构分为物理结构和逻辑结构，物理结构指系统存储的信息（比特）之间的关系，当文件在不同的软硬件系统之间传递的时候，文件的物理结构会发生改变；逻辑结构指用户在屏幕上看到的文件内容信息之间的关系，逻辑结构一般不宜随系统的变化而变化。③背景。指文件所处的环境。文件的背景信息包括文件之间的相互关系形成文件的业务活动、文件的技术环境等。文件三要素是最广为接受的电子文件构成要素说。

相比三要素说和五要素说，四要素说的完备理论或是学说并没有形成，也没有具有普遍影响力的经典文献。在北美、欧洲的一些规章制度中，会看到在描述电子文件的构成要素时，在传统的内容、结构、背景三要素之外，还会提及外观这个要素。例如，美国国家档案与文件署（NARA）在其电子文件档案馆（electronic records archives, ERA）系统功能需求说明书中指出ERA应能维护电子文件的内容、结构、背景，有时候也应能维护原始外观，需求说明书将文件的外观定义为将电子文件从一种数字存储格式处理、转化为另一种格式的过程和结果，外观旨在向用户传递文件想要表达的信息。据此，也可将外观理解为电子文件的表达方式或是呈现方式。

InterPARES项目组在欧洲文件身份鉴定学（diplomatics）的基础上，结合电子系统的具体情况，提出了档案-文件身份鉴定学研究模板（archival-diplomatic analysis template），模板明确了构成电子文件的五大要素，分别是：①具备固定的内容和成文形式，并且以固定在载体上的方式存在；②参与一个由拥有相应权限的机构或个体发起的、旨在改变境况的行动；③具备档案联；④最基本的文件形成人员（即著者、接收者、拥有者和网络地址提供者）共同参与文件形成；⑤具备五个可识别环境，即司法-行政环境、来源环境、程序环境、记录环境和技术环境。InterPARES的研究进一步发现，在很多互动、动态、快速变化和更新的环境中，无法要求文件内容和成文形式的绝对不变，能保持相对的内容稳定和能限制成文形式的变异，也是可以接受的。InterPARES文件构成五要素说，其体系最为严密，不过理解和执行皆有一定的困难。

确定一份电子文件的构成要素，将之作为一个管理单元，是电子文件管理工作的基础。在电子文件管理过程中，应该始终把握电子文件是由多个要素构成的这一客观事实。比如，捕获电子文件时，要求将电子文件的内容、结构和背景一同捕获；电子文件的元数据，也要求能够描述电子文件的内容、结构、背景和管理过程。