清代申状多改为折式，故改称申文。光绪朝《清会典事例》规定：道府以下行文六部，府厅州县行文步军统领衙门，直隶布政司以下行文顺天府尹，司道以下行文督抚，府厅以下行文司道，知县以下行文府厅，所属知县以下行文直隶州，各杂职行文州县，副将以下至千总行文巡抚，府厅以下行文于学政，运同、运判行文于运使，提督、副都统以下行文于经略，均用申文。除上述见诸光绪朝《清会典事例》的规定外，清初布政司、按察司、运司及各府知府行文巡盐御史（后改称盐政）也用申文。清代官职庞杂，其余未见诸规定者，也可按照品级地位比照应用。

沿袭明代用法，清代申文（状）多用于向上报告，说明一般情况，或报送有关物品，解送人犯，有申报、申覆、申明、申送、申解诸名目，一般都不需要批示。因为需要批示的文书，结尾写作“伏乞照详施行，须至申者”，已经从申文中分化出来而称为详文。解送官物银两时，另发给押运员役文批，写明物品数量等，接收衙门接收入库，出具“库收”收据，并在文批上写明“批回”二字，盖印后，交押运员役领回交差。解送人犯，收管衙门则须出具“收管”凭据，交解送员役领回缴报。

清代前期，申文仍在文件日期下的主管官官职姓名下列佐贰官、首领官姓名，还要在纸背面书写书吏姓名，不得洗补。文末年月日一行前空白处仍然还有发文时编写盖用的堪合字号半印。后来，状式申文较之前有所简化，结尾署衔只列主管官官职姓名，且多不用后由了。在简化的基础上，白纸折式申文折面正中标明发文衙门官衔、事由、文种名称“申文”二字或一“申”字，三项共写一行，骑字下方盖发文衙门印信。有的申文比较草率，省略文种名称，只写官衔及事由，甚至只写“申文”或“申呈”二字，其余官衔、事由均省略。折面右边还常盖有收文年月日期条戳，时间由上级衙门书吏收到后填写。折内文字从右版首行写起，每面6行。第一行为发文衙门及主管官官衔，常用简衔。下接写事由“为……事”，然后叙述正文。结束语大多与明代相同，为“伏乞照验施行，须至申者”，其中“申”字表明文种，也有的写作“须至申覆者”。然后，另起写“右申”或“右申呈”一行拉开，抬一或二字写上级官员全衔及姓一行，最后姓字与“申”字并脚，称为“抬头并脚”格式，与“齐头并脚”格式有别。而且，收文上级官员不能紧挨“右申”二字，又不得临边，往往只好写在下一页正中。文尾后幅正中年月日写作一行，骑年盖月用印，“日”字之下接署作者官衔简称及姓名。也有的申文只署前衔，不署后衔，比较简略。中华民国以后，申文被取消。