①有特定的编纂宗旨、潜在用户和知识范围。一般按服务对象、知识领域、知识类型、知识难度层级等标准编纂相关知识材料。例如书目、索引、文摘等汇集的是文献知识线索，供用户根据主题进一步扩展检索相关文献；一般语文性字典、词典汇集的是汉字、词语的形、音、义、用等方面的知识，供一般用户查阅；而学习型词典工具书则多提供语言使用规则和方法，供语言学习者使用。

②所存储的知识内容具有准确性、规范性、权威性。工具书的编纂者多为某领域的专家，有能力对书中知识内容进行逻辑周延的概括和描写，保证工具书所提供的知识的准确、规范和权威。例如《新华字典》《现代汉语词典》是当代学习汉字、普通话词汇的权威工具书，其收录的字、词的形、音、义、用等语言学知识属性成为一种语言文字准规范，各行各业运用语言时都将其作为权威参考。

③内容的编排有理据性、查考性、检索性。为便于检索，工具书中知识内容一般按词目（字母、条目）单元来组织，相对独立。各个知识单元按特定的检索体例（如部首法、音序法、笔画法、义类法、日期法、地域法等排检法）进行有序编排。有的工具书还编有附录索引，作为主要索引的辅助索引。近些年兴起的电子工具书和网络工具书的检索编排更加多样化、智能化，不但可以按传统方式检索，还可以进行条目逆序检索、释文全文检索，甚至根据检索词的语义相似度，进行语义联想，自动推送相关联的检索结果等。

工具书历史悠久，巴比伦人制作的泥板地图，古埃及记载有关天文、气象的年历等都是古代工具书的萌芽。中国工具书最早可推到三四千年前的夏商。《尚书·多士》记载“惟殷先人，有册有典”，典籍产生以后，就有了系统化条理化的需要。孔子删订的《诗经》和《周易》，可看作最早的丛集汇要；而他编写的《诗经目录》《尚书目录》等，可看作目录的萌芽。从辞书型工具书来看，周宣王时太史编的《史籀篇》可以看作字书的萌芽，秦汉之际齐鲁儒生编纂的《尔雅》开创了义类词典、专科词典的先河，东汉许慎《说文解字》开创了部首检字法，西汉扬雄《方言》是第一部描写型、对比型方言词典，《释名》是第一部系统阐释语源的词典，这些文献奠定了当今辞书的基本体例。类书和政书在古代非常发达：公元220～222年魏文帝曹丕主持编撰的《皇览》是中国第一部类书；清代陈梦雷编纂的《古今图书集成》素有“康熙百科全书”之称；政书为唐代刘秩所创，其著有《政典》一书。

狭义的工具书的分类研究比较多，按辞书界的分法，分为辞书型工具书和非辞书型工具书：前者包括各种类型的辞典和百科全书；后者包括所有不以词语为收录单位的工具书。根据编纂特点和功能用途，有学者将广义的工具书具体分为以下四大类：①线索性工具书。包括书目、索引、文摘等，出具文献的必要著录信息，提供进一步查找文献的线索。②词语性（辞书性）工具书。与辞书相当，包括语文字词典、专科词典、百科全书。收录单位是语文性、专科性词语，包括汉字、语素、词、熟语、术语、专名等，反映这些语词符号所包含的形、音、义、用等属性，以及概念的内涵外延及其他必要扩展知识。③资料性工具书。以直接提供相关资料为宗旨，辑录各种文献中的史实典故、名物制度、诗赋文章、俪词骈语等，按类或按韵编排的工具书，包括类书、政书、年鉴、名录、表谱、图录等。④参考性工具书。以汇集参考资料为宗旨的边缘性工具书，属于广义工具书范畴，如丛书、丛集、汇要、汇编等。

随着数字化技术的发展，出现了电子版工具书，包括各种磁盘版、软硬件一体的专门电子词典等。随着互联网时代的来临，又产生了网络型工具书，使工具书产生新的质态。