可读性是电子文件可用性的基础性要求，也是电子文件长期保存要解决的首要问题。电子文件的信息以二进制代码的形式，高密度地记录在磁性或者光介质上；电子文件在传输、存储过程中有时会经过压缩、加密等处理。这些因素都使得电子文件无法直接被人识读。要阅读文件信息，必须借助计算机等设备进行解码、解压或解密。根据1997年国际档案理事会电子文件委员会《电子文件管理指南》的阐述，电子文件的可读性包括对机器可读和对人可读两个方面。

从机器的角度看，电子文件的可读即可处理，机器能够在确保电子文件凭证性不受损害的前提下，对其进行操作、解码和呈现。这需要存储介质、存储驱动设备、芯片、操作系统、应用软件等多种要素配合。机器处理文件，可以使用与最初文件生成系统相同或相互兼容的系统，如果只是查看不加以编辑，可以使用专以阅读为目的的软件。

从人的角度看，电子文件的可读性要求以人可以识别、可以理解的方式输出，指电子文件通过计算机等设备解码之后，人可以明白文件的内容以及文件所要表达的意思。这要求：一方面，电子文件不出现错码、漏码，还原内容信息的组织结构；另一方面，电子文件所包含的一些需要解释的专门信息有解释的机制，以达到可以理解的目的。例如，一份记录农田调查情况的文件，其中使用了编码机制来表明土地等级或每块土地的土质，需要将与土地等级或土质编码对应的编码规则与电子文件一同保存，文件才是真正可理解的。

电子文件的可读是电子文件有效利用的第一道关卡。经过多年的理论研究和实践探索，在载体管理、格式管理、元数据管理等诸多方面形成了若干保证电子文件可读性的方法。