《宣言》的最初版本是由国际档案理事会的专业协会处与国际工作组于2007年在加拿大魁北克市完成，目的是为全球不同语境、文化、档案传统的档案馆提供一个共同的表述。2010年9月14日，第42届国际档案圆桌会议暨2010年度大会在挪威奥斯陆召开，会议的主题为“信任与利用：数字时代文件与档案管理面临的挑战”，全体代表一致通过了在2009年马耳他国际档案大会上原则通过的《宣言》。国际档案理事会希望并鼓励其成员使用并广泛宣传该宣言。《宣言》于2011年11月10日由联合国教科文组织第36届大会采纳通过。已被国际档案理事会（ICA）批准为宣传和宣传战略的主要支柱。已经被译为巴斯克语、孟加拉语、荷兰语、加利西亚语、希伯来语、立陶宛语、加泰罗尼亚语、葡萄牙语、西班牙语、乌克兰语、德语、英语、法语、汉语等多种语言。

《宣言》定义的档案包括所有通过文献、电子和声像方式被记载的决定、活动和记忆；认为档案的独特价值在于为人类活动提供了真实的证据；强调档案馆在行政透明和民主问责中的关键作用；档案支持民主和人权，保存社会集体记忆；解释了档案工作者是关心档案事业并负责向公众提供档案利用的专业人员；明确了好的档案管理的关键要素。具体内容：①档案是行政管理、文化与思维活动的唯一可靠证据，是社会演变的特有反映。②档案对于提高办事效率、可靠性和透明度，保障公民权利，建立个人与集体记忆，了解过去、记录现在并指导未来非常重要。③档案全面地记录了人类活动的各个领域；档案的生成形式多种多样，包括纸质、电子、声像及其他类型。④档案工作者是接受过基础和继续教育的专业人士，他们通过支持文件的形成，选择、保存并提供文件的利用而为社会服务。⑤所有公民、公共管理者和决策制定者、公共或私人档案馆的管理者或拥有者、档案工作者和其他信息专家，在档案管理方面具有集体责任。⑥因此，我们承诺共同努力，以促使相应的国家档案政策和法律得以通过并施行；所有在业务活动中生成和使用档案的私人或公共团体重视并正确管理档案；给档案管理划拨充足的资源，包括聘请受过培训的专业人士；以正确的方式管理和保护档案，以保证其真实性、可靠性、完整性和可用性；在遵守相关法律并尊重个人、形成者、所有者和利用者权利的前提下，向所有人提供利用档案以提升公民的责任意识。

《宣言》承诺共同努力，以促使相应的国家档案政策和法律得以通过并施行；所有在业务活动中生成和使用档案的私人或公共团体重视并正确管理档案；给档案管理划拨充足的资源，聘请受过培训的专业人士；以正确的方式管理和保护档案，以保证其真实性、可靠性、完整性和可用性；在遵守相关法律并尊重个人、形成者、所有者和利用者权利的前提下，向所有人提供利用档案以提升公民的责任意识。

《宣言》对进一步普及公众对档案馆的了解起到了关键作用，为世界各国档案馆在档案公共和决策者中提升他们对档案的认知度提供了一个绝好的机会。