罗马共和国初期，市政官员已开始记录其公务活动，并对私人活动进行摘记。到了共和国末期，誊录簿开始形成。市政官员的公务记录须送交国家档案馆保存，因而这类记录具备了国家的性质。在古代罗马凯撒(前100～前44）执政以后，规定一切机关有关公务活动的记录材料必须送交档案馆保存。之前法律和决议必须通过正规的编写手续，并保存在档案馆里才能生效，现在是必须在档案馆誊录簿上登记才能生效，誊录簿上的记载被认为是正本文件。元老院将其决议、法院把给原告和被告的判决书均从誊录簿上抄下来，再以被验证的副本形式发出。这些文件都是按年月日顺序收存登记的。由此，收文者保存副本，发文者保存所发文件的誊录簿，即所谓的“二元主义”。

誊录簿从古罗马起一直延续到16世纪，中世纪流传至今的文件大多采用这种形式。誊录簿为档案查询提供了方便，且有利于文件的安全保管，是人类历史上早期档案管理活动中出现的原始档案目录，也可认为是现代档案检索工具的萌芽。但这种做法使收文和发文脱节，不能有机地结合起来反映事件的全过程。直到16世纪以后，人们才开始保存发文的底稿，并把同一案件的收发文合并在一起，从而使其具有了现代事由案卷的性质。法国国家档案馆现藏有中世纪誊录簿271册。