通常文件格式会以一种或多种扩展名来进行标识，如后缀为doc或docx的文件被视为Word格式文件。文本文件常见格式有XML、TXT、DOC、UOF、RTF、WPS、PDF/A、CEB、SEP等，图像文件常见格式有TIFF、JPEG2000、JPEG、GIF、PNG、DjVu等，音频文件常见格式有WAV、MP3、WMA、OGG Vorbis、FLAC等，视频文件常见格式有AVI、MOV、MPEG等。每类格式都需要有对应的解码程序来进行读取。

由于电子文件保管期限可能很长，甚至需要永久保存，为保证电子文件可读性，防范格式过时等风险，有必要在存储时检查是否满足电子文件归档格式要求。国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）指出，应以通用格式形成、收集并归档电子文件，电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，能够支持向长期保存格式转换。《规范》还针对电子文件归档格式提出了详细要求。以文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件，可按以下要求归档：①电子公文以版式文件格式归档；其他电子文件及其组件以版式文件格式、RTF、WPS、DOCX、JPEG、TIF、PNG等通用格式归档；其中版式文件可采用PDF、PDF/A格式。②电子文件及其组件按顺序合并转换为一个PDF或PDF/A版式文件。

在计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类文件应以通用格式归档。二维矢量文件，以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档；三维矢量文件，可根据需要按二维矢量文件归档要求转为二维矢量文件归档，需永久保存的应转换为STEP格式归档。其他电子文件可以版式文件格式、JPEG、TIF、PNG等通用格式归档。

仅以数据库文件形成的专业类电子文件，应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档：①以ET、XLS、DBF、XML、JSON等任一格式归档。②参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为PDF或PDF/A格式归档。

照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档，录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档，录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档。珍贵且需永久保存的电子文件可收集、归档一套MXF格式文件。公务电子邮件以EML格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用格式归档。

很多国家和国际组织注重对电子文件格式的规范与指导。国际标准化组织（ISO）发布了一系列电子文件格式相关标准，包括《文献管理——长期保存的电子文档文件格式第1部分：PDF1.4的使用（PDF/A-1）》（ISO 19005-1-2005）、《文献管理——长期保存的电子文档文件格式第2部分：ISO 32000-1的使用（PDF/A-2）》（ISO 19005-2-2011）、《信息技术——办公应用的开放文档格式1.2版第1部分：开放文档概要》(ISO/IEC 26300-1-2015)等。加拿大图书档案馆（LAC）、美国国家档案与文件署（NARA）、澳大利亚国家档案馆等制定电子文件移交进馆的格式规范，其规定的电子文件存储格式包括首选格式（Preferred）、可接受格式（Acceptable）等类型，涉及的文件格式内容类型包括文本、音频、数字视频、静止图像、Web存档、地理空间、结构化的数据、计算机辅助设计等。其中，首选格式指适合移交进馆的、将在长时期内可持续的文件格式，可接受格式指广泛使用的格式、档案馆也能接收的存储格式。不属于首选或可接受格式的文件将在其内容的基础上被评估，凡内容具备保存价值的，其内容将标准化或迁移到首选或可接受的保存格式。