档案文献材料搜集是一项繁难细致的基础性工作，是编纂工作现实可行的前提，可为档案文献的挑选工作创造条件。搜集工作水平的高低直接关系到编纂工作的进行和编纂成果的质量，关系到读者获得档案文献的范围、数量和质量。                        

档案文献材料搜集要在经研究明确规定的材料范围内，以选材大纲或编写提纲为指导，将与题目有关的信息区分、辨别出来，进行登记，全部或部分地抄录、复制成编者在编纂过程中能掌握、能利用的集中的档案文献信息源。考虑查找范围的具体角度有：材料的文献类型、材料的保存单位、材料的保存地点、材料的文件种类、材料的作者、材料的语种、材料的性质、材料的密级等。

档案文献材料搜集工作必须遵循3个原则：①广泛搜集。与一个档案文献编纂选题相关的档案原件往往数量浩繁、保存分散、隐显不一，编者首先要借助于检索工作对馆内凡是与编纂选题有关的各个全宗和类别，进行尽可能全面的、广泛的查找。必要时还要到馆外相关地区、单位进行搜集。对于检索工具编制水平高、专题对口性强的全宗、类别，可考虑首先根据检索工具进行查阅。搜集工作应以馆藏档案为主，以馆外档案及资料为辅。查阅馆藏档案，首先查阅与选题有直接关系的主要全宗的目录及案卷，从中选取有典型意义的主干材料；再查阅与选题有间接关系的相关全宗的目录及案卷，以补充主干材料的不足；进一步查阅资料，以寻找与选题有关的补充材料。②宁多勿漏。与一个档案文献编纂选题相关的档案信息往往有相当部分是极其隐蔽的，检索工具不能反映档案的全部内容，有些档案目录只达到案卷级，即便是文件级目录，文件标题往往也不能反映出与选题相关的档案信息。因此，编者必须靠自己深入仔细的阅读、思考档案内容，逐卷、逐页地一一翻阅，全面过目，才能把与选题有关的档案材料找全。有的档案文件内容初看与选题关系不大，而随着编纂工作的深入，逐渐发现、悟出它的重要作用；有的档案文件处于取舍两可之间，应将其暂时收入，以免今后再想选用时难以查寻。③取舍适度。与一个档案文献编纂选题相关的档案信息往往是极其宽泛的，广泛地搜集和查寻，并不意味着毫无约束地随意进行，搜集和查寻必须紧紧围绕主题，按选材大纲和材料范围的要求进行，不可无限牵连。围绕一部大型档案文献汇编题目搜集查找档案资料，往往需要多人参加。为保证搜集查找工作的顺利进行，必须根据所要查寻档案的实际状况进行科学而合理的分工。

宋代学者郑樵在《通志•校雠略》中系统地总结了前人查找文献的经验，提出了较为科学实用的查找文献的“求书八法”。内容为：一曰即类以求，二曰旁类以求，三曰因地以求，四曰因家以求，五曰求之公，六曰求之私，七曰因人以求，八曰因代以求。今人注意查找策略、多方扩大线索、务求全面无遗的搜集信息的基本原则，在很大程度上就是受到郑樵的启发而形成的。